Khi tên phải rút gọn: viết tắt, tên hiển thị và chữ ký
Tên người Việt thường dài — họ, tên đệm, tên chính, có khi thêm một chữ nữa. Và rất nhiều chỗ trong đời sống không chứa nổi cả cái tên đó.
Ô nhập tên trên vé máy bay, dòng chữ khắc trên một món quà, chữ ký cuối một lá thư, tên hiển thị trong ứng dụng công việc. Mỗi chỗ một cách rút gọn, và rút sai thì có khi thành chuyện thật.
Bốn cách rút gọn hay dùng
Giữ tên chính. "Nguyễn Thị Minh Anh" thành "Minh Anh" hoặc "Anh". Đây là cách tự nhiên nhất trong đời sống hằng ngày.
Viết tắt phần đầu. "N.T.M. Anh". Hay gặp trong văn bản, danh sách, và trong báo chí.
Lấy chữ cái đầu của cả tên. "NTMA". Dùng cho ký hiệu nội bộ, mã nhân viên, tên tệp.
Giữ họ, bỏ đệm. "Nguyễn Anh". Cách này hợp khi làm việc với người nước ngoài, vì nó gần với dạng họ–tên mà họ quen.
Không cách nào đúng cho mọi hoàn cảnh. Việc cần làm là chọn một cách cho một bối cảnh rồi dùng nhất quán — chính sự nhất quán mới làm người khác nhận ra mình.
Chỗ bắt buộc phải giữ nguyên
Có một nhóm không được rút gọn, và nhầm ở đây mới là nhầm tốn kém.
Giấy tờ tuỳ thân và mọi thứ gắn với nó — tên phải khớp đúng từng chữ với giấy tờ gốc.
Vé máy bay và giấy tờ đi lại. Sai lệch so với hộ chiếu là chuyện có thật và có thể phải đổi vé. Nhập đúng như trên giấy tờ, kể cả khi ô nhập trông lạ.
Hợp đồng và giấy tờ nhà đất.
Tài khoản ngân hàng.
Với nhóm này thì quy định cụ thể tuỳ nơi và có thay đổi, nên khi không chắc thì hỏi thẳng nơi cấp hoặc nơi nhận giấy tờ thay vì tự suy.
Dấu và chữ hoa khi rút gọn
Đây là chỗ hay ra kết quả khó đọc.
Bỏ dấu thì nhiều tên trùng nhau. "Hà", "Hạ", "Hả" bỏ dấu thành một. Trong danh sách nội bộ thì đây là nguồn của nhầm lẫn — nếu buộc phải bỏ dấu thì nên thêm một yếu tố phân biệt khác.
Viết hoa cả tên thì mất thông tin về ranh giới chữ, và với tên có họ kép thì càng khó đọc. Dùng khi hệ thống bắt buộc thôi.
Dấu chấm giữa chữ viết tắt — có nơi dùng, có nơi không. Chọn một kiểu và giữ, vì hai kiểu lẫn nhau trong cùng một tài liệu nhìn rất luộm thuộm.
Một mẹo nhỏ: nếu tên mình hay bị viết sai khi rút gọn, thì tự đưa ra dạng mình muốn ngay từ đầu — trong chữ ký thư, trong phần giới thiệu. Người ta sẽ dùng theo.
Chữ ký: khác với tên viết tắt
Nhiều người gộp hai thứ này, nhưng chúng có vai khác nhau.
Tên viết tắt để người khác đọc và nhận ra. Nó cần rõ.
Chữ ký để xác nhận là mình. Nó cần ổn định hơn là cần đẹp hay cần đọc được.
Chỗ quan trọng nhất của chữ ký: ký được giống nhau nhiều lần. Chữ ký quá cầu kỳ thì chính mình ký lại không giống, và đó là rắc rối khi đối chiếu giấy tờ.
Nếu đang chọn cho mình một chữ ký thì thử ký hai chục lần liên tiếp. Dạng nào ra đều nhất thì dùng dạng đó.
Và với người lớn tuổi hoặc người tay yếu thì chữ ký đơn giản là lựa chọn đúng chứ không phải là thiếu trang trọng.
Trong môi trường số
Tên hiển thị trong ứng dụng công việc, trong hộp thư, trong nhóm chat — nhóm này ít trang trọng nhưng ảnh hưởng tới việc mỗi ngày.
Để tên người khác gọi mình, không nhất thiết là tên đầy đủ. Đồng nghiệp tìm mình bằng tên họ quen gọi.
Nhất quán giữa các nơi. Một tên trong hộp thư, một tên khác trong nhóm chat, một tên nữa trong hệ thống nội bộ — người khác sẽ không biết ba cái đó là một người.
Thêm phần phân biệt nếu trùng tên. Nơi nào có hai người cùng tên thì thêm bộ phận hoặc thêm một chữ. Việc này nên làm sớm, trước khi có một lần gửi nhầm.
Còn tên dùng ở nơi công cộng — mạng xã hội, diễn đàn — thì là lựa chọn riêng, và không cần trùng với tên trên giấy tờ.
Khi tên phải khắc lên một món đồ
Đây là chỗ rút gọn khó nhất, vì chỗ khắc thường rất nhỏ và khắc rồi thì không sửa được.
Ba câu quyết trước khi đặt: khắc bao nhiêu chữ thì vừa, có dấu hay không dấu, và kiểu chữ nào.
Về dấu: chữ có dấu khắc nhỏ thì dấu dễ mờ hoặc dính vào nhau. Hỏi nơi làm xem cỡ này còn giữ được dấu rõ không — họ làm nhiều nên biết ngay.
Về số chữ: xin xem bản mẫu in ra đúng cỡ thật chứ đừng xem trên màn hình. Cùng một dòng chữ, trên điện thoại thì rõ, khắc lên mặt dây hai phân thì khác hẳn.
Và nếu tên dài quá chỗ khắc thì đừng cố nhét. Một chữ cái đầu khắc đẹp vẫn hơn cả cái tên khắc chi chít không đọc nổi.
Tên trong danh sách và trong sổ sách
Nơi nào phải quản nhiều người — lớp học, nhóm, cửa hàng có khách quen — thì cách ghi tên quyết định việc tra cứu sau này có được không.
Ghi đủ tên trong bản gốc, rút gọn chỉ ở phần hiển thị. Ngược lại là mất thông tin không lấy lại được.
Sắp xếp theo gì thì nói rõ. Người Việt có nơi xếp theo họ, có nơi xếp theo tên chính — hai cách cho hai thứ tự khác hẳn. Chọn một và ghi chú lại cho người dùng sau biết.
Tách họ, đệm, tên thành ba ô riêng nếu làm bảng tính. Gộp một ô thì sau này muốn lọc hay sắp lại là phải tách tay từng dòng.
Việc này mất thêm vài phút lúc lập danh sách, và tiết kiệm rất nhiều lúc danh sách đã dài.
Ba điều gọn lại
Một. Bốn cách rút gọn đều dùng được — chọn một cách cho một bối cảnh rồi giữ nhất quán, vì chính sự nhất quán mới làm người khác nhận ra mình.
Hai. Giấy tờ tuỳ thân, vé đi lại, hợp đồng và tài khoản ngân hàng thì giữ nguyên từng chữ. Không chắc thì hỏi nơi cấp, đừng tự suy.
Ba. Chữ ký cần ổn định hơn cần đẹp. Thử ký hai chục lần, dạng nào ra đều nhất thì dùng dạng đó.